Folder Structure Documentations
![image_title](https://i.ibb.co/QQdRZdk/File-Naming-Conventions.png)
"Kesuksesan dan kualitas hidup kita secara langsung bergantung pada kemampuan untuk mengelola informasi di sekitar kita"
Author: Abdul Hakim Al Arwasyi
Learn More: alarwasyi98.com
Last Update: 16 September 2023
GETTING STARTED
Halo, ini adalah dokumentasi mengenai bagaimana saya menyusun semua file yang ada dalam komputer saya. Saya harap anda dapat memahami bagaimana `struktur folder, konvensi penamaan folder dan file, serta bagaimana cara mengarsipkan file yang sudah tidak dibutuhkan.` Hal ini saya lakukan untuk meningkatkan efisiensi kerja dengan meminimalisir waktu untuk mencari dokumen. Tak hanya itu, hal ini juga saya lakukan untuk kepentingan kolaborasi dan produktivitas dengan teman sekantor.
LEVEL (Tingkat Kedalaman Folder)
Kedalaman sebuah file atau dokumen terletak pada folder sedalah 5 Level.
Level 0 └───Level 1 └───Level 2 └───Level 3 └───Level 4 └───Level 5 └───File_Yang_Dicari.txt
TIDAK BOLEH ADA FILE YANG LEBIH DALAM DARIPADA 5 LEVEL FOLDER
CONCEPT (Konsep Terapan)
Konsep yang saya gunakan dalam menyusun folder dan file adalah metode P.A.R.A (Project, Area, Resource, Archive) yang digagas oleh Tiago Forte. Konsep ini mengutamakan aksi harus diambil pada sebuah dokumen atau tugas dalam kehidupan modern.
FOLDER STRUCTURE (Struktur Folder)
Pada saat pertama kali membuka File Explorer, anda akan menyadari bahwa saya memiliki 4 Folder utama yang diawali dengan prefix angka 1 dan 2 padding number (01, 02, dst) dan diikuti oleh Kategori dari konsep P.A.R.A seperti berikut ini:
01_Projects 02_Areas 03_Resources 04_Archives
Folder Project (Proyek)
Folder ini berisi dokumen Jangka Pendek yang sedang dikerjakan, dokumen-dokumen ini memiliki kriteria; Memiliki tujuan yang jelas dan Deadline yang telah ditentukan. Beberapa contoh Project:
- Desain Banner
- Pembuatan Website
- Ujian-ujian
- Akreditasi
- Pembagian Rapor
- Kelulusan
dan lain-lain yang sifatnya bisa bulanan hingga tahunan. Tidak setiap hari.
Folder Area (Daerah/Domain)
Adalah folder yang berisi dokumen-dokumen serta tanggung jawab Jangka Panjang yang selalu dikerjakan dan dikelola secara berkala dan tidak memiliki batas waktu. Hal ini dapat mencakup:
- Tanggung Jawab Sebagai Kurikulum
- Catatan Rapat
- Urusan Sekolah
- Urusan Yayasan
- Bantuan serta Proposal
Juga tanggung jawab pribadi seperti:
- Kesehatan
- Keuangan dan
- Rumah Tangga
Folder Resource (Sumber Daya)
Folder ini berisi berbagai dokumen serta sumber daya yang berkaitan dengan dua folder diatas, serta dokumen-dokumen yang sedang diminati dan dipelajari. Folder ini juga berisi sumber daya yang bisa jadi dibutuhkan oleh Project dan Area, semisal saya memiliki projek A dan B yang membutuhkan file yang sama secara berulang, maka saya akan meletakkan file tersebut di folder Resource. Folder ini berisi banyak hal seperti:
- Surat-surat
- Perangkat Ajar
- Buku-buku
- Kumpulan foto dan video
- Kumpulan Kode, dan lainnya.
Folder Archive (Arsip)
Terakhir, Saya memiliki arsip, yang mencakup apa pun dari tiga kategori sebelumnya yang sudah tidak aktif atau tidak dikerjakan lagi, tetapi saya mungkin ingin menyimpannya untuk referensi di masa mendatang, seperti: Projek yang sudah tidak aktif lagi, Area yang sudah tidak dikerjakan, Resource yang sudah tidak terpakai. Semua itu saya taruh di folder Archive (Arsip)
NAMING CONVENTION (Konvensi Penamaan)
Penamaan yang saya gunakan adalah
- Penamaan folder dan file bedasarkan Tanggal standar ISO 8601 dengan susunan tanggal (YYYYMMDD). Tanggal yang dimaksud disini bisa Tanggal Pembuatan, Tanggal Pelaksanaan, atau Tanggal Disetorkan.
- Prefiks angka dengan padding puluhan. (00, 01, 02, dst)
- Menggantikan (spasi) dengan underscore (_) agar mempermudah mesin pencari untuk menemukan dokumen yang saya cari.
Contoh Dengan ISO 8601:
20230219_Berkas_Ujian
Contoh Dengan Angka Prefiks
01_Sekolah 02_Yayasan 03_Pribadi
Penamaan dengan menggunakan metode ISO 8601 saya terapkan pada
dokumen/folder induk sebuah projek yang rencananya dokumen tersebut akan
saya pindahkan ke folder Archive pada waktu mendatang.
Sedangkan
untuk penamaan dokumen dengan prefiks, saya gunakan untuk menyusun
dokumen suatu projek.
Contoh:
01_Projects (Level 0) ├───01_Kategori_Projek1 │ ├───20220817_Projek_Contoh1 │ ├───20230118_Projek_Contoh2 │ └───20230919_Projek_Contoh3 └───02_Kategori_Projek2 ├───20230118_Projek_Contoh1 └───20230919_Projek_Contoh2
Folder, File, Dokumen akan tersusun secara otomatis berdasarkan tanggal jika kita menerapkan standar tanggal ISO 8601, sedangkan fungsi Prefiks adalah menyusun dokumen berdasarkan prioritasnya.
CONTOH PENERAPAN KONSEP
D:. ├───01_Projects │ ├───01_Ujian_dan_Asesmen │ │ └───20230619_Ulangan_Akhir_Semester │ │ ├───01_Admin │ │ │ 01_Jadwal_Ujian.docx │ │ │ 02_Absen_Pengawas.docx │ │ │ │ │ ├───02_Soal_Ujian │ │ │ 01_Akidah_Akhlak.docx │ │ │ 02_Matematika.docx │ │ │ 03_Sejarah.docx │ │ │ │ │ └───03_Kisi-kisi │ │ 01_Akidah_Akhlak.docx │ │ 02_Matematika.docx │ │ 03_Sejarah.docx │ │ │ └───02_PKKM │ ├───20221020_Penilaian_Kinerja_Kepala_Madrasah │ └───20231022_Penilaian_Kinerja_Kepala_Madrasah │ ├───01_Komponen_A │ │ 01_RKAS_2023.docx │ │ │ ├───02_Komponen_B │ └───03_Komponen_C ├───02_Areas │ ├───01_Sekolah │ │ ├───2023-2024_Semester_Ganjil │ │ │ ├───01_Admin │ │ │ │ Dokumen_Kurikulum.docx │ │ │ │ │ │ │ ├───02_Jadwal │ │ │ │ Jadwal_Ganjil.xlsx │ │ │ │ │ │ │ └───03_Rapat │ │ │ Catatan_Rapat_01.txt │ │ │ Catatan_Rapat_02.txt │ │ │ │ │ └───2023-2024_Semester_Genap │ └───02_Pribadi ├───03_Resource │ └───01_Surat-surat │ Surat_Keterangan.txt │ Surat_Pengantar.txt │ └───04_Archive ├───2021 ├───2022 └───2023
License
Everything including text and images in this project are protected by the copyright laws. You are allowed to use this material for personal use but are not allowed to use it for any other purpose including publishing the images, the project files or the content in the images in any form either digital, non-digital, textual, graphical or written formats. You are allowed to share the links to the repository or the website roadmap.sh but not the content for any sort of usage that involves the content of this repository taken out of the repository and be shared from any other medium including but not limited to blog posts, articles, newsletters, you must get prior consent from the understated. These conditions do not apply to the readonly GitHub forks created using the Fork button on GitHub with the whole purpose of contributing to the project.
Copyright © 2023 Abdul Hakim
Please note that I am really flexible with allowing the usage of the content in this repository. If you reach out to me with a brief detail of why and how you would like to use this content, there is a good chance that I will allow you to use it. The reason behind this strictness in the license is to stop the people who have been using these roadmaps in ill manners e.g. ripping people off with suggesting random affiliate links, redistributing these roadmaps just for the sake of monetizing the traffic.
Source: Productivity Guy | alarwasyi98.com
Gabung dalam percakapan