Folder Structure Documentations

"Kesuksesan dan kualitas hidup kita secara langsung bergantung pada kemampuan untuk mengelola informasi di sekitar kita"

GETTING STARTED

Halo, ini adalah dokumentasi mengenai bagaimana saya menyusun semua file yang ada dalam komputer saya. Saya harap anda dapat memahami bagaimana `struktur folder, konvensi penamaan folder dan file, serta bagaimana cara mengarsipkan file yang sudah tidak dibutuhkan.` Hal ini saya lakukan untuk meningkatkan efisiensi kerja dengan meminimalisir waktu untuk mencari dokumen. Tak hanya itu, hal ini juga saya lakukan untuk kepentingan kolaborasi dan produktivitas dengan teman sekantor.

LEVEL (Tingkat Kedalaman Folder)

Kedalaman sebuah file atau dokumen terletak pada folder sedalah 5 Level.

Level 0
    └───Level 1
        └───Level 2
            └───Level 3
                └───Level 4
                    └───Level 5
                        └───File_Yang_Dicari.txt
            

TIDAK BOLEH ADA FILE YANG LEBIH DALAM DARIPADA 5 LEVEL FOLDER

CONCEPT (Konsep Terapan)

Konsep yang saya gunakan dalam menyusun folder dan file adalah metode P.A.R.A (Project, Area, Resource, Archive) yang digagas oleh Tiago Forte. Konsep ini mengutamakan aksi harus diambil pada sebuah dokumen atau tugas dalam kehidupan modern.

FOLDER STRUCTURE (Struktur Folder)

Pada saat pertama kali membuka File Explorer, anda akan menyadari bahwa saya memiliki 4 Folder utama yang diawali dengan prefix angka 1 dan 2 padding number (01, 02, dst) dan diikuti oleh Kategori dari konsep P.A.R.A seperti berikut ini:

01_Projects
02_Areas
03_Resources
04_Archives
    

Folder Project (Proyek)

Folder ini berisi dokumen Jangka Pendek yang sedang dikerjakan, dokumen-dokumen ini memiliki kriteria; Memiliki tujuan yang jelas dan Deadline yang telah ditentukan. Beberapa contoh Project:

• Desain Banner
• Pembuatan Website
• Ujian-ujian
• Akreditasi
• Pembagian Rapor
• Kelulusan

dan lain-lain yang sifatnya bisa bulanan hingga tahunan. Tidak setiap hari.

Folder Area (Daerah/Domain)

Adalah folder yang berisi dokumen-dokumen serta tanggung jawab Jangka Panjang yang selalu dikerjakan dan dikelola secara berkala dan tidak memiliki batas waktu. Hal ini dapat mencakup:

• Tanggung Jawab Sebagai Kurikulum
• Catatan Rapat
• Urusan Sekolah
• Urusan Yayasan
• Bantuan serta Proposal

Juga tanggung jawab pribadi seperti:

• Kesehatan
• Keuangan dan
• Rumah Tangga

Folder Resource (Sumber Daya)

Folder ini berisi berbagai dokumen serta sumber daya yang berkaitan dengan dua folder diatas, serta dokumen-dokumen yang sedang diminati dan dipelajari. Folder ini juga berisi sumber daya yang bisa jadi dibutuhkan oleh Project dan Area, semisal saya memiliki projek A dan B yang membutuhkan file yang sama secara berulang, maka saya akan meletakkan file tersebut di folder Resource. Folder ini berisi banyak hal seperti:

• Surat-surat
• Perangkat Ajar
• Buku-buku
• Kumpulan foto dan video
• Kumpulan Kode, dan lainnya.

Folder Archive (Arsip)

Terakhir, Saya memiliki arsip, yang mencakup apa pun dari tiga kategori sebelumnya yang sudah tidak aktif atau tidak dikerjakan lagi, tetapi saya mungkin ingin menyimpannya untuk referensi di masa mendatang, seperti: Projek yang sudah tidak aktif lagi, Area yang sudah tidak dikerjakan, Resource yang sudah tidak terpakai. Semua itu saya taruh di folder Archive (Arsip)

NAMING CONVENTION (Konvensi Penamaan)

Penamaan yang saya gunakan adalah

• Penamaan folder dan file bedasarkan Tanggal standar ISO 8601 dengan susunan tanggal (YYYYMMDD). Tanggal yang dimaksud disini bisa Tanggal Pembuatan, Tanggal Pelaksanaan, atau Tanggal Disetorkan.
• Prefiks angka dengan padding puluhan. (00, 01, 02, dst)
• Menggantikan (spasi) dengan underscore (_) agar mempermudah mesin pencari untuk menemukan dokumen yang saya cari.

Contoh Dengan ISO 8601:

20230219_Berkas_Ujian

Contoh Dengan Angka Prefiks

01_Sekolah
02_Yayasan
03_Pribadi

Penamaan dengan menggunakan metode ISO 8601 saya terapkan pada dokumen/folder induk sebuah projek yang rencananya dokumen tersebut akan saya pindahkan ke folder Archive pada waktu mendatang.
Sedangkan untuk penamaan dokumen dengan prefiks, saya gunakan untuk menyusun dokumen suatu projek.

Contoh:

01_Projects (Level 0)
├───01_Kategori_Projek1
│   ├───20220817_Projek_Contoh1
│   ├───20230118_Projek_Contoh2
│   └───20230919_Projek_Contoh3
└───02_Kategori_Projek2
    ├───20230118_Projek_Contoh1
    └───20230919_Projek_Contoh2
        

Folder, File, Dokumen akan tersusun secara otomatis berdasarkan tanggal jika kita menerapkan standar tanggal ISO 8601, sedangkan fungsi Prefiks adalah menyusun dokumen berdasarkan prioritasnya.

CONTOH PENERAPAN KONSEP

D:.
├───01_Projects
│   ├───01_Ujian_dan_Asesmen
│   │   └───20230619_Ulangan_Akhir_Semester
│   │       ├───01_Admin
│   │       │       01_Jadwal_Ujian.docx
│   │       │       02_Absen_Pengawas.docx
│   │       │
│   │       ├───02_Soal_Ujian
│   │       │       01_Akidah_Akhlak.docx
│   │       │       02_Matematika.docx
│   │       │       03_Sejarah.docx
│   │       │
│   │       └───03_Kisi-kisi
│   │               01_Akidah_Akhlak.docx
│   │               02_Matematika.docx
│   │               03_Sejarah.docx
│   │
│   └───02_PKKM
│       ├───20221020_Penilaian_Kinerja_Kepala_Madrasah
│       └───20231022_Penilaian_Kinerja_Kepala_Madrasah
│           ├───01_Komponen_A
│           │       01_RKAS_2023.docx
│           │
│           ├───02_Komponen_B
│           └───03_Komponen_C
├───02_Areas
│   ├───01_Sekolah
│   │   ├───2023-2024_Semester_Ganjil
│   │   │   ├───01_Admin
│   │   │   │       Dokumen_Kurikulum.docx
│   │   │   │
│   │   │   ├───02_Jadwal
│   │   │   │       Jadwal_Ganjil.xlsx
│   │   │   │
│   │   │   └───03_Rapat
│   │   │           Catatan_Rapat_01.txt
│   │   │           Catatan_Rapat_02.txt
│   │   │
│   │   └───2023-2024_Semester_Genap
│   └───02_Pribadi
├───03_Resource
│   └───01_Surat-surat
│           Surat_Keterangan.txt
│           Surat_Pengantar.txt
│
└───04_Archive
    ├───2021
    ├───2022
    └───2023
        

Source: Productivity Guy | alarwasyi98.com